Regolamento Europeo in materia di Protezione dei Dati Personali (GDPR)

L’Università Carlo Cattaneo (di seguito “Università LIUC” o “Università”), con sede legale in Corso Matteotti 22, Castellanza, dichiara di rientrare nel campo di applicazione del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali (di seguito la “Legge” o GDPR), con riferimento all’utilizzo dei dati personali (di seguito i “dati”), compresi i dati considerati “sensibili” (nel senso più ampio del termine previsto dalla legge), vale a dire informazioni relative alla salute, propria o dei familiari, fornite dall’interessato.

1 Principi Generali

I dati raccolti saranno:

1. trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato secondo i principi di «liceità, correttezza e trasparenza»;
2. raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime e, successivamente, trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità;
3. adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati, secondo il principio della «minimizzazione dei dati»;
4. esatti e, se necessario, aggiornati; saranno adottate tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati, secondo il principio di «esattezza»;
5. conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, secondo il principio della «limitazione della conservazione»;
6. trattati così da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali, secondo il principio della «integrità e riservatezza». (Art. 5 GDPR).

2 Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali potrà avvenire sia mediante strumenti manuali, che informatici e telematici, ma sempre sotto il presidio di misure tecniche ed organizzative idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza, soprattutto al fine di ridurre i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati, di accesso non autorizzato, o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.

Fatto salvo quanto previsto nelle specifiche informative, relativamente ai dati per i quali non è necessario il consenso o che non possono essere cancellati, i dati saranno conservati esclusivamente per il tempo e l’ambito per cui sono stati raccolti.

L’Università si può avvalere del supporto di fornitori esterni per l’erogazione di alcuni servizi necessari alla gestione tecnico-amministrativa, i quali potrebbero venire a conoscenza dei dati personali degli interessati, ai soli fini della prestazione richiesta.

3 Diritti dell’interessato

In relazione al trattamento dei dati personali, l’interessato ha il diritto di chiedere:

1. l’accesso: può chiedere conferma che sia o meno in essere un trattamento di dati che lo riguardano;
2. la rettifica: può chiedere di rettificare o integrare i dati che ha fornito o comunque in possesso dell’Università, qualora li ritenga inesatti, nel caso in cui non possa modificarli autonomamente;
3. la cancellazione: può chiedere che i dati acquisiti o trattati dall’Università vengano cancellati, qualora non siano più necessari alle finalità indicate, in caso di revoca del consenso o di opposizione al trattamento, in caso di trattamento illecito, ovvero qualora esista un obbligo legale di cancellazione;

Si ricorda che ai sensi dell’art. 6 e 17, comma terzo della Legge i dati saranno comunque trattati qualora sia necessario per adempiere un obbligo legale al quale è assoggettato il titolare del trattamento o qualora il trattamento e la custodia o conservazione dei dati siano necessari per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;

4. la limitazione: può chiedere la limitazione del trattamento dei propri dati personali, quando ricorre una delle condizioni di cui all’art. 18 del GDPR; in tal caso, i dati non saranno trattati, salvo che per la conservazione, senza il consenso, ad eccezione di quanto esplicitato nello stesso articolo, al comma 2;
5. l’opposizione: può opporsi in qualunque momento al trattamento dei propri dati sulla base di un legittimo interesse dell’Università. In alcuni casi (come ad esempio per l’esercizio o la difesa in sede giudiziaria) l’interesse legittimo dell’Università prevale su quello dell’interessato; l’opposizione dell’interessato prevarrà invece sempre e comunque sull’interesse dell’Università nel caso di trattamento dei dati per finalità di marketing o commerciale. Si applicherà l’art.21 della Legge
6. la portabilità: può chiedere di ricevere i propri dati, o di farli trasmettere ad altro titolare da lui indicato, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
7. il diritto all’oblio: la presente Informativa riguarda esclusivamente il trattamento dei dati personali che l’interessato ha fornito all’Università LIUC, eventualmente anche acquistando servizi forniti dietro pagamento o partecipando a iniziative e corsi – e quelli che, eventualmente, l’Università acquisirà nel corso del rapporto.

Se l’interessato volesse far valere i diritti di cui sopra e in particolare il diritto all’oblio (art. 17 GDPR) potrà inviare una richiesta scritta all’indirizzo e-mail privacy@liuc.it

Si ricorda che ai sensi dell’art. 6 e 17, comma terzo della Legge i dati saranno comunque trattati qualora sia necessario per adempiere un obbligo legale al quale è assoggettato il titolare del trattamento o qualora il trattamento e la custodia o conservazione dei dati siano necessari per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento.

4 Contatti

In caso di domande sulla presente informativa sulla privacy o sulle modalità di trattamento dei dati personali, potete contattare il Responsabile per la Protezione dei Dati Personali tramite e-mail al seguente indirizzo: rpd@liuc.it

5 Modifiche alla Privacy e Cookie Policy

L’Università si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente Privacy Policy in qualunque momento, dandone avviso mediante pubblicazione sul Sito. Si invitato pertanto gli interessati a verificare sul Sito tali aggiornamenti.

Qualora i cambiamenti fossero particolarmente significativi e/o impattino in maniera elevata sui diritti degli interessati, l’Università potrà comunicarli anche tramite una diversa modalità (per esempio l’invio di una email).

1 Informazioni raccolte

L’Università LIUC può raccogliere i seguenti tipi di dati personali:

• il nome e le informazioni di contatto, quali indirizzo, indirizzo e-mail e numero di telefono, nonché luogo e data di nascita, codice fiscale e numero di passaporto o carta d’identità, paese di residenza e nazionalità, nonché le coordinate bancarie. Verrà assegnato anche un numero di matricola univoco per studente;
• informazioni relative alla pregressa esperienza scolastica, accademica o professionale, alla durata degli studi e ai risultati degli esami, al titolo della tesi o del progetto finale. Verrà conservata la documentazione sugli esami sostenuti, sui voti d’esame e altre informazioni contenute nel curriculum studente, sulla valutazione delle esperienze di studio all’estero, sulle esperienze di lavoro (stage o altro), sui questionari di valutazione;
• informazioni sulla situazione familiare o personale e sugli interessi sia accademici che extracurricolari, ad esempio laddove ciò sia rilevante per la valutazione della idoneità a ricevere una borsa di studio o per fornire l’assistenza appropriata in relazione alle esigenze degli studenti stessi;
• i dati personali potranno essere trattati anche in relazione alla partecipazione agli eventi sportivi e alle competizioni accademiche in base al merito;
• dati personali sensibili: le informazioni relative alla salute degli studenti e dei loro familiari, alle opinioni politiche, all’appartenenza a gruppi politici studenteschi, ad eventuali condanne pensali o a reati che si rilevano nell’ambito di procedimenti disciplinari interni ecc. saranno trattate solo per le finalità consentite dalla legge e solo per i compiti dell’Università. Per dati sensibili si intendono anche tutte le informazioni relative ad una speciale categoria di studenti con disabilità (tra le quali, DSA/BES).

Qualora l’interessato non esprima il proprio consenso al trattamento dei dati sensibili, l’Università LIUC non potrà registrarlo nei sistemi informatici dell’Ateneo.

2 Finalità ed elaborazione dei dati

Le informazioni relative alla carriera universitaria e all’immagine degli studenti, prodotte dall’Università LIUC nell’esercizio delle proprie funzioni istituzionali, saranno oggetto di trattamento, anche con l’ausilio di mezzi elettronici o automatizzati. I dati saranno trattati per le seguenti finalità:

1. L’Università LIUC può utilizzare i dati per l’orientamento universitario, per accedere all’utilizzo di risorse e servizi accademici disponibili. Tale finalità comprende tutte le attività di trattamento pertinenti e necessarie per fornire un servizio educativo e di orientamento lavorativo completo, continuo e globale. Attività di elaborazione dati rilevanti saranno la procedura di selezione e ammissione, l’iscrizione e la carriera, l’utilizzo di piattaforme di e-learning e la comunicazione tra studenti, la comunicazione tra docenti e studenti o tra il personale universitario e gli studenti, la laurea, la pubblicazione delle tesi, l’inserimento lavorativo, l’alloggio, la ristorazione, lo sport e la cultura, le iniziative di impegno sociale.
2. per le attività e i compiti istituzionali dell’Università. Ciò comprende anche la partecipazione ad eventi istituzionali (come la cerimonia di laurea, ecc.) o ad altre iniziative legate ad attività accademiche obbligatorie;

Sono inoltre previste: la comunicazione dei dati di contatto all’interno del gruppo di appartenenza relativamente alle lezioni e alla valutazione degli esami, l’invio di sussidi multimediali, la diffusione di pubblicazioni periodiche riservate esclusivamente agli studenti dell’Università LIUC e riferite ad importanti eventi istituzionali per la carriera e la vita universitaria, iniziative di orientamento al mercato del lavoro (stage e placement), la formazione post-laurea e l’assegnazione di borse di studio;

3. per la diffusione di pubblicazioni periodiche sia in formato cartaceo che elettronico; altre attività editoriali/digitali/cartacee per scopi di comunicazione/promozione dell’Università che richiedano l’utilizzo di immagini realizzate all’interno dell’Ateneo;
4. per motivi di sicurezza e di organizzazione interna, compresa l’assegnazione del tesserino per l’accesso ai servizi dell’Università.
5. per l’invio di newsletter periodiche nonché di avvisi e inviti a partecipare ad eventi e iniziative culturali e sociali proposti dall’Università LIUC ivi comprese iniziative di sostegno all’Università;
6. per l’iscrizione e la partecipazione a concorsi o competizioni accademiche;
7. ai fini dei servizi bibliotecari, per consentire l’accesso, tra l’altro, ai servizi e ai materiali in essa contenuti, per prendere in prestito libri e altri prodotti editoriali, per la consultazione e, più in generale, per beneficiare di tutti i servizi offerti dalla biblioteca;
8. per le finalità di ricerca e statistica, in forma anonima e aggregata;
9. Per il rispetto degli obblighi di legge. Si noti, inoltre, che l’Università potrà trasmettere alcuni dati ad altre organizzazioni qualora ciò sia necessario per adempiere ad obblighi di legge (ad esempio individuazione o prevenzione di reati o se comunque richiesto dalla legge).

3 Circolazione e comunicazione dei dati

Possono accedere ai dati personali, gli studenti iscritti a corsi e attività similari attraverso la piattaforma di e-learning, il personale dell’Università LIUC, i docenti dei corsi frequentati e quelli previsti dalla legge o quelli incaricati degli aspetti amministrativi e di servizi accademici, che ne abbiano necessità per lo svolgimento delle loro mansioni o per la posizione ricoperta, nonché gli altri soggetti che prestano servizi all’Università LIUC, che, in relazione alle mansioni svolte, hanno accesso ai dati stessi.

Tutto questo, sempre in relazione alle finalità indicate in precedenza.

Inoltre i Dati dell’interessato potranno anche essere comunicati a:

1. enti pubblici nazionali ed internazionali, quali Ministeri e Uffici della Pubblica Amministrazione, in relazione allo svolgimento dei compiti istituzionali dell’Università, ivi compresi quelli relativi alle procedure per il rilascio del permesso di soggiorno;
2. società bancarie;
3. persone fisiche o giuridiche, enti e associazioni esterne, compresi studi pubblici e professionali e società (anche al di fuori della Repubblica italiana), per l’esecuzione del contratto con l’interessato e per i legittimi interessi dell’Università LIUC. Tali dati potranno essere comunicati anche ad altri soggetti giuridici.
4. altre reti di studenti, in questo contesto i dati potrebbero essere accessibili agli ex studenti, anche a quelli che vivono fuori dall’Italia;
5. lo stretto ambito familiare, nel caso in cui sia necessario informare e fornire loro comunicazioni urgenti;
6. enti internazionali, in relazione alla partecipazione a programmi internazionali quando il paese di destinazione rispetta il principio di adeguatezza (anche se l’Università LIUC ha un accordo di mobilità con tale paese).

4 Consenso al trattamento di dati

Il trattamento dei seguenti dati non è soggetto al consenso degli studenti: dati trattati per finalità di sicurezza e di organizzazione interna; dati per la fruizione di beni e servizi accademici richiesti e sottoscritti; compiti istituzionali di elaborazione dati dell’Università nonché per lo svolgimento di attività e comunicazioni relative a prodotti e servizi per i quali l’interessato ha manifestato particolare interesse; trattamento dei dati per l’accesso alla Biblioteca e ai relativi servizi e trattamento dei dati per l’adempimento degli obblighi di legge.

I dati che vengono elaborati con il consenso degli interessati potrebbero non essere necessari, ma sono comunque significativi al fine di fornire alcuni servizi nell’interesse dello studente.

5 Base per l’elaborazione delle informazioni

I dati possono essere trattati quando:

• è necessario per l’esecuzione del rapporto con lo studente o per prendere provvedimenti su richiesta dello stesso, anche prima dell’acquisizione della qualifica di studente;
• è necessario per lo svolgimento dei compiti di interesse pubblico in quanto istituzione accademica, di organizzazione interna e di comunicazione istituzionale;
• è necessario per la protezione di interessi vitali dell’Università o di quelli di terzi, comprese le misure di sicurezza, per l’Università o per i legittimi interessi di terzi;
• è stato dato il consenso dell’interessato;
• è necessario rispettare un obbligo legale.

6 Trasferimenti internazionali di dati

Alcuni dei dati personali potranno essere trasferiti e memorizzati in una destinazione al di fuori dello Spazio Economico Europeo (”SEE”).

In tali circostanze, i dati personali saranno trasferiti solo su una delle seguenti basi:

• se il trasferimento è soggetto a una o più “garanzie adeguate” per i trasferimenti internazionali previste dalla legge applicabile (ad esempio, clausole standard di protezione dei dati adottate dalla Commissione europea);
• se una decisione della Commissione europea stabilisce che il paese o il territorio verso il quale è effettuato il trasferimento garantisce un livello di protezione adeguato; o
• se esiste un’altra situazione in cui il trasferimento è consentito dalla legge applicabile

1 Informazioni raccolte

L’Università LIUC può raccogliere i seguenti tipi di dati personali:

• il nome e le informazioni di contatto, quali indirizzo, indirizzo e-mail e numero di telefono, i dati relativi alle aziende o società in cui gli interessati lavorano;
• informazioni relative alla formazione pregressa, ruolo all’interno dell’azienda e altre informazioni relative alla sfera professionale. Verrà conservata la documentazione sulla valutazione delle interazioni precedenti con l’Università e sui feedback in relazione al ruolo dell’azienda (clienti per attività di insegnamento o di ricerca dell’Università; fornitore dell’Università; partner in attività o programmi specifici quali Career Service per l’organizzazione tirocini e stage, diffusione opportunità di lavoro, segnalazioni laureati) oppure per le attività di fundraising o contributi per il Diritto allo Studio;
• informazioni relative ad interazioni con l’Università quali partecipazione ad eventi e/o corsi di formazione, organizzazione di stage e tirocini ed opportunità di lavoro per studenti e laureati dell’Università.

2 Finalità ed elaborazione dei dati

Come individuo, dipendente o rappresentante di determinate società, la vostra immagine e, prodotte dall’Università LIUC nell’esercizio delle attività o nelle relazioni, saranno oggetto di trattamento, anche con l’ausilio di mezzi elettronici o automatizzati. I dati saranno trattati per le seguenti finalità:

1. per la fornitura di beni e servizi;
2. per la gestione di iniziative accademiche e formative, compresi attività di inserimento lavorativo, stage e ogni altra attività formativa correlata;
3. per la fornitura di servizi di ricerca, inclusi le attività di ricerca e i prodotti formativi;
4. per il supporto alle attività dell’Università LIUC e al fundraising;
5. sotto consenso esplicito, per la diffusione di pubblicazioni periodiche, ivi incluse la raccolta di fondi e le iniziative a supporto delle attività dell’Università LIUC, sia in formato cartaceo che elettronico; altre attività editoriali/digitali/ cartacee per scopi di comunicazione/promozione dell’Università che richiedano l’utilizzo di immagini realizzate all’interno dell’Ateneo, che potrebbero consistere anche nella pubblicazione sui social networks.
6. per motivi di sicurezza e di organizzazione interna. Inoltre, per gli stessi motivi, i Dati raccolti possono essere utilizzati a fini statistici e di ricerca in forma anonima e aggregata;
7. per l’organizzazione e la partecipazione ad altri eventi ed iniziative di imprenditorialità, inclusi i concorsi;
8. per il rispetto degli obblighi contrattuali e di legge. Si noti, inoltre, che l’Università potrà trasmettere alcuni dati ad altre organizzazioni qualora ciò sia necessario per l’individuazione o la prevenzione di reati o se ciò è richiesto dalla legge.

3 Circolazione e comunicazione dei dati

Possono accedere ai dati, il personale dell’Università LIUC, che ne abbiano necessità per l’adempimento delle loro mansioni, nonché gli altri soggetti che prestano servizi all’Università LIUC, in relazione alle mansioni svolte, hanno accesso ai Dati stessi. L’accesso ai dati è sempre connesso alle finalità indicate in precedenza.

Inoltre i Dati dell’interessato potranno anche essere comunicati a:

1. enti pubblici nazionali ed internazionali, quali Ministeri e Uffici della Pubblica Amministrazione, in relazione allo svolgimento dei compiti istituzionali dell’Università,
2. istituti bancari, in particolare UBI Banca, nell’ambito del contratto con l’interessato;
3. enti pubblici e privati per dimostrare la precedente esperienza, le competenze e il campo di eccellenza dell’Università e dei suoi professori e ricercatori;
4. persone fisiche o giuridiche, enti e associazioni esterne, compresi studi pubblici e professionali e società (anche al di fuori della Repubblica italiana), per l’esecuzione del contratto con l’interessato e per i legittimi interessi dell’Università LIUC;
5. parenti stretti, nel caso in cui sia necessario informarli e fornire loro comunicazioni urgenti;
6. enti internazionali, in relazione alla partecipazione a programmi internazionali o attività di finanziamento quando il paese di destinazione rispetta il principio di adeguatezza del GDPR.

4 Concessione di Dati

I seguenti Dati non sono soggetti al consenso degli interessati: dati trattati per finalità di sicurezza e di organizzazione interna; dati per la fruizione di beni e servizi richiesti e sottoscritti e trattamento dei dati per l’adempimento degli obblighi di legge. I dati che vengono elaborati con il consenso degli interessati potrebbero non essere necessari, ma sono comunque significativi al fine di fornire alcuni servizi. I dati forniti andranno in server situati nello Spazio Economico Europeo.

5 Base per l’elaborazione delle vostre informazioni

I dati possono essere trattati quando:

• è necessario per l’esecuzione di un contratto o per un contratto di collaborazione con l’azienda di appartenenza
• è necessario fornire o ricevere i beni e i servizi contenuti nel contratto, nonché altre attività ausiliarie;
• è necessario per lo svolgimento dei compiti di interesse pubblico in quanto istituzione accademica;
• è necessario sotto una convenzione concordata per tirocini o stage;
• è necessario per l’Università o per i legittimi interessi di terzi, comprese le misure di sicurezza e di organizzazione interna e le comunicazioni istituzionali;
• è stato dato il consenso dell’interessato;
• è necessario rispettare un obbligo legale.

6 Trasferimenti internazionali di dati

Alcuni dei dati personali potranno essere trasferiti e memorizzati in una destinazione al di fuori dello Spazio Economico Europeo (”SEE”), ad esempio dove vengono trattati da uno dei fornitori o dei partner dell’Università.

In tali circostanze, i dati personali saranno trasferiti solo su una delle seguenti basi:

• se il trasferimento è soggetto a una o più “garanzie adeguate” per i trasferimenti internazionali previste dalla legge applicabile (ad esempio, clausole standard di protezione dei dati adottate dalla Commissione europea);
• una decisione della Commissione europea stabilisce che il paese o il territorio verso il quale è effettuato il trasferimento garantisce un livello di protezione adeguato; o
• esiste un’altra situazione in cui il trasferimento è consentito dalla legge applicabile (ad esempio, in caso di consenso esplicito).

1 Informazioni raccolte

L’Università LIUC può raccogliere i seguenti tipi di dati personali

• il nome e le informazioni di contatto, quali indirizzo, indirizzo e-mail e numero di telefono immagine (foto e/o riprese video durante eventi dell’Università);
• informazioni relativi ad interazioni con l’Università quali partecipazione ad eventi e/o corsi di formazione
• informazioni relative alla formazione pregressa, storia lavorativa e al profilo professionale personale. Verrà conservata inoltre la documentazione sull’interazione con l’Università e le preferenze degli interessati.

2 Finalità ed elaborazione dei dati

L’immagine e le informazioni connesse, conservate o prodotte dall’Università LIUC nell’esercizio delle proprie funzioni istituzionali, saranno oggetto di trattamento, anche con l’ausilio di mezzi elettronici o automatizzati. La presente informativa sulla privacy si applica fino a quando l’interessato non sviluppa una ulteriore relazione con l’Università. I dati saranno trattati per le seguenti finalità:

1. per fornire informazioni relative a servizi simili a quelli inizialmente richiesti, comunicazioni istituzionali e finalità di retargeting;
2. per rispondere alle richieste particolari dell’interessato e all’utilizzo dei servizi richiesti;
3. per fini di sicurezza e organizzazione interna;
4. i dati raccolti possono essere utilizzati a fini di ricerca e statistici. Questi dati potranno essere elaborati sia su base non aggregata che su base anonima ed aggregata;
5. con il consenso esplicito, per l’invio all’indirizzo e-mail fornito di pubblicazioni periodiche, ivi incluse la raccolta di fondi e le iniziative a supporto delle attività dell’Università LIUC; altre attività editoriali/digitali/ cartacee per scopi di comunicazione/promozione dell’Università, anche se richiedano l’utilizzo di immagini realizzate all’interno dell’Ateneo;
6. per gli interessati che si registrano come utenti della Biblioteca: per consentire l’accesso ai servizi e ai materiali in essa contenuti, per prendere in prestito libri e altri prodotti editoriali, per la consultazione e, più in generale, per beneficiare di tutti i servizi offerti dalla biblioteca;
7. l’Università potrà trasmettere alcuni Dati ad altre organizzazioni qualora ciò sia necessario per l’individuazione o la prevenzione di reati o se ciò sia richiesto dalla legge.

3 Circolazione e comunicazione dei dati

Possono accedere ai Dati il personale dell’Università LIUC, i docenti e i soggetti previsti dalla legge o che comunque collaborano con l’Università, che ne abbiano necessità per lo svolgimento delle loro mansioni, nonché gli altri soggetti che prestano servizi, ai quali l’Università ha specificatamente conferito l’incarico di responsabile o interlocutore qualificato per il trattamento dei Dati di tali soggetti, in relazione alle mansioni svolte, che hanno accesso ai Dati pertinenti.

L’accesso ai Dati è sempre connesso alle finalità indicate in precedenza.

Inoltre, i Dati dell’interessato potranno anche essere comunicati a:

1. enti pubblici nazionali ed internazionali, quali Ministeri e Uffici della Pubblica Amministrazione, in relazione allo svolgimento dei compiti istituzionali dell’Università;
2. persone fisiche o giuridiche, enti e associazioni esterne, compresi studi pubblici e professionali e società (anche al di fuori della Repubblica Italiana), per l’esecuzione del contratto con l’interessato e per i legittimi interessi dell’Università LIUC.

4 Concessione di Dati

I seguenti Dati non sono soggetti al consenso degli interessati: dati trattati per finalità di sicurezza e di organizzazione interna; dati per la fruizione di beni e servizi accademici disponibili; compiti istituzionali di elaborazione dati dell’Università nonché per lo svolgimento di attività e comunicazioni relative a prodotti e servizi per i quali l’interessato ha manifestato particolare interesse; trattamento dei dati per l’adempimento degli obblighi di legge. I dati che vengono elaborati con consenso degli interessati potrebbero non essere necessari, ma sono comunque significativi oi al fine di fornire alcuni servizi. I dati forniti saranno conservati in server situati nello Spazio Economico Europeo.

5 Base per l’elaborazione delle informazioni

I Dati possono essere trattati qualora sia necessario rispondere a una particolare richiesta da parte dell’interessato, per perseguire un legittimo interesse o perché sussiste un obbligo legale.

A tale riguardo, i dati personali dell’interessato sono trattati per:

• interagire con l’interessato e gestire eventuali dubbi o feedback da parte dello stesso;
• per qualsiasi altro scopo per il quale l’interessato li ha forniti;
• perché è necessario per lo svolgimento delle attività dell’Università nell’interesse pubblico o perché è necessario per i legittimi interessi di terzi.

6 Trasferimenti internazionali di dati

I dati personali non saranno trasferiti né memorizzati in una destinazione al di fuori dello Spazio Economico Europeo (“SEE”).

L’Università mette a disposizione per ciascuno studente iscritto, un account in ambiente Microsoft Office365, nel dominio @stud.liuc.it, al quale andranno associate le seguenti informazioni “credenziali”:

• un nome utente, derivato dalle prime 2 lettere del nome dello studente, un numero di 2 cifre ed il cognome (limitato ad un massimo di 20 caratteri)
• una password, che lo stesso studente definisce durante la procedura di attivazione che avviene on line

Associate a queste “credenziali”, lo studente può abbinare fino a 3 diverse modalità autonome ed individuali di ripristino della password in caso di necessità, ovvero:

• un indirizzo e-mail alternativo;
• un numero di cellulare;
• una serie di domande personali con le relative risposte.

Queste informazioni, utili per il ripristino della password, sono strettamente riservate e non sono visibili agli altri utenti dello stesso dominio.

Atteso che le informazioni credenziali, definite per accedere all’account Office365 sono necessarie anche per accedere ed utilizzare gli altri servizi on line, forniti dall’Università, l’attivazione dell’account è un prerequisito essenziale per poter usufruire dei servizi dell’Università, quale studente iscritto.

L’ambiente LIUC sul cloud Office365 fornisce, infatti, molti servizi, tra i quali:

• invio e ricezione e-mail all’indirizzo @liuc.it assegnato;
• possibilità di memorizzare files sul cloud OneDrive ed anche di definire la condivisione di questi files con altri utenti dei domini @liuc.it o @liuc.it

L’ambiente LIUC su cloud Office365 costituisce e rappresenta, quindi, una comunità, all’interno della quale esiste una visibilità reciproca degli appartenenti. A titolo di esempio, è possibile cercare l’indirizzo e-mail di qualsiasi altro membro della comunità, semplicemente digitandone il cognome ed il nome. E’ possibile, inoltre, definire gruppi più ristretti di membri, per progetti specifici (ad esempio, per un corso, per un progetto di lavoro o di ricerca, etc.).

Ogni membro ha nel suo account un proprio profilo personale, al quale può associare, se crede, un’immagine (foto personale o di altro tipo) ed altre informazioni di tipo personale, quali informazioni di contatto, nonché varie categorie di informazioni personali. L’Università ritiene necessario informare tutti gli studenti che le informazioni, associate ad ogni profilo @stud.liuc.it o @liuc.it, sono visibili dall’intera comunità di LIUC e, quindi, suggerisce di esercitare una adeguata cautela nell’uso e nei contenuti di questi profili.

L’Università suggerisce, quindi, di evitare di inserire dati specifici nel profilo, per quanto la decisione di inserire o non inserire dati, nel profilo, rimane una libera scelta, riservata alla decisione insindacabile di ciascun membro.

Per quanto riguarda gli altri dati, trattati tramite l’account personale LIUC, su Office365, l’Università precisa che:

• le informazioni fornite per il ripristino della password, nella fase di attivazione descritta sopra, non fanno parte del profilo e, quindi, non sono visibili a nessun altro membro della comunità
• i contenuti delle e-mail ricevute sono visibili esclusivamente al singolo interessato
• i contenuti delle e-mail inviate sono visibili esclusivamente al mittente ed ai destinatari specificati
• altri contenuti (ad es. OneDrive) inseriti dal singolo interessato, sono da considerarsi e sono, in effetti, riservati, ad eccezione dei casi, nei quali il singolo membro abbia deciso di renderli accessibili ad altri membri della comunità, come singoli od appartenenti a gruppi specifici, od eventualmente abbia deciso di renderli accessibili a tutti i membri della comunità.

Microsoft è Responsabile del Trattamento, in base all’accordo stipulato con l’Università, per la gestione in cloud della comunità Office365.

Il Responsabile per la Protezione dei Dati è Westmore David Lee, contattabile all’indirizzo e-mail rpd@liuc.it

Laureati ed ex studenti

L’account @stud.liuc.it rimane attivo anche successivamente al conseguimento del diploma di laurea e le “credenziali” associate, continueranno ad avere validità per l’accesso ai molteplici servizi di interesse per i laureati.

Qualora lo studente abbia risolto la propria carriera accademica, non conseguendo il diploma di laurea od altro titolo o che non abbia rinnovato l’iscrizione entro i termini di scadenza previsti, nei 18 mesi successivi alla risoluzione od alla scadenza del termine per l’iscrizione, l’account Office365, a lui associato, sarà disattivato. La disattivazione varrà anche per la rinuncia agli studi.

Ogni attività di gestione e/o di comunicazione di dati, che faccia riferimento esclusivamente a LIUC ed origini esclusivamente da LIUC e sia riconducibile esclusivamente a LIUC, sarà conforme alla normativa vigente, interna e della Comunità Europea, in materia di trattamento dei dati personali.